Aanbesteding kantoorinrichting provincie

Aanbesteding kantoorinrichting provincie

Provincie Utrecht

De provincie Utrecht heeft zich ten doel gesteld om in 2020 minimaal 10% procent van haar totale beïnvloedbare inkoopbudget circulair aan te besteden! Na een circulaire aanbesteding voor ICT hardware is nu kantoorinrichting aan de beurt voor het Provinciehuis in Utrecht. Hiervoor vroegen ze PHI om hen te ondersteunen.

Opdracht

Provincie Utrecht is in 2012 verhuisd naar een nieuw Huis voor de provincie, het voormalige Fortis-pand op kantorenpark Rijnsweerd in Utrecht. Bij de verhuizing van de provincie is haar hele kantoorinrichting nieuw aangekocht. Het is de verwachting dat de huidige inventaris de komende jaren in omvang zal toenemen. Daarnaast ondertekende de provincie begin 2017 het Nationale Grondstoffen akkoord dat erop gericht is om in 2030 in Nederland 50% minder primaire grondstoffen te gebruiken en dat er in 2050 in Nederland sprake is van een 100% circulaire economie. Ook heeft de Provincie zich verbonden aan het inzetten van het inkoopinstrument om de circulaire economie te versnellen, met de doelstelling van 10% circulaire inkoop in 2020 en om in 2050 100% te zijn overgestapt naar een circulaire economie. De aanbesteding Circulair onderhoud en circulaire aanvulling kantoorinrichting (meubilair) loopt vooruit op dit streven en is het eerste grootschalige project van de provincie dat is gericht op hoogwaardig hergebruik van producten en materialen. In voorgaande jaar heeft de provincie reeds gepilot met circulaire ICT hardware

De PHI aanpak

PHI is gevraagd om het tenderteam te ondersteunen bij het formuleren van de projectambities, aanbestedingsstrategie en vraagstelling. De provincie had al een visie circulair inkopen geformuleerd. De provincie wil haar bestaande kantoormeubilair zo lang mogelijk in functionerende en representatieve staat houden. De afschrijvingstermijn, op dit moment acht jaar, is daarin niet meer bepalend voor de levensduur van het materiaal. Hoogwaardig wil dan ook zeggen dat het de waarde van het meubilair én de componenten voor de provincie en de hele productieketen zo lang mogelijk zo hoog mogelijk blijft, met een juiste verhouding tussen kwaliteit, functionaliteit en prijs. Op basis van de aanwezig informatie (visie circulair inkopen en de organisatie strategie) hebben we de visie en ambities opgesteld voor de aanbesteding. 

Het resultaat

De ambities zijn vormgegeven in een poster, evenals een uitvraag voor een marktconsultatie. In juni 2018 heeft de provincie een marktverkenning uitgevoerd onder geïnteresseerde producenten en leveranciers van kantoormeubilair en kantoorinrichters. De verkenning was bedoeld om te onderzoeken wat de kantoorinrichtingsmarkt nu en in de nabije toekomst heeft te bieden aan circulaire producten en diensten. De resultaten hiervan worden nu verwerkt in het aanbestedingsdossier.

 

Provincie Utrecht